Kleinunternehmerregelung für Personal Trainer 2026 erklärt

Die häufigste Steuerfrage, die mir Trainer stellen, ist nicht „Was kann ich absetzen?” oder „Brauche ich einen Steuerberater?”. Es ist diese: „Muss ich auf meine Rechnungen jetzt Mehrwertsteuer draufschlagen oder nicht?”

Dahinter steckt fast immer die Kleinunternehmerregelung — und ein diffuses Gefühl, irgendwas falsch zu machen. Manche kreuzen das Kästchen bei der Gewerbeanmeldung an, ohne zu wissen, was sie da entscheiden. Andere haben Angst, eine Grenze zu reißen, von der sie nicht genau wissen, wo sie liegt. Und seit 2025 sind die Regeln komplett neu — viele Infos, die du beim Googeln findest, sind schlicht veraltet.

Ich hab das mit über hundert Trainern durchgekaut. Hier ist, was du 2026 wirklich wissen musst — ohne Steuerdeutsch, aber ehrlich auch bei den Stellen, wo es unbequem wird.

Was die Kleinunternehmerregelung überhaupt ist

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 Umsatzsteuergesetz. Im Kern bedeutet sie: Du musst auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer (umgangssprachlich Mehrwertsteuer) ausweisen und keine ans Finanzamt abführen.

Konkret: Wenn du eine Trainingsstunde für 70 Euro verkaufst, bekommst du 70 Euro — fertig. Ohne die Regelung müsstest du 70 Euro plus 19 Prozent Umsatzsteuer berechnen, also 83,30 Euro, und die 13,30 Euro ans Finanzamt weiterleiten. Du wärst quasi unbezahlter Steuereintreiber.

Der Haken auf der anderen Seite: Du darfst dir auch keine Umsatzsteuer zurückholen. Wenn du dir eine Hantelbank für 500 Euro plus 95 Euro Umsatzsteuer kaufst, sind die 95 Euro für dich verloren — ein normaler umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer würde sie sich als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Das nennt sich Vorsteuerabzug, und als Kleinunternehmer hast du ihn nicht.

Merk dir diesen Trade-off, denn er ist die ganze Entscheidung in einem Satz: Kein Aufschlag auf deine Preise, aber auch keine Erstattung auf deine Ausgaben.

Die neuen Grenzen seit 2025 — und warum alte Artikel falsch sind

Hier wird es wichtig, denn zum 1. Januar 2025 hat sich die Regelung grundlegend geändert. Wenn du irgendwo noch die Zahlen 22.000 und 50.000 Euro liest, ist der Artikel veraltet. Aktuell gilt:

• 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr (vorher 22.000)
• 100.000 Euro Umsatz im laufenden Jahr (vorher 50.000)

Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Heißt im Klartext: Lag dein Umsatz letztes Jahr unter 25.000 Euro und bleibst du dieses Jahr unter 100.000 Euro, bist du Kleinunternehmer.

Für die allermeisten Solo-Trainer in den ersten Jahren ist das gut machbar. 25.000 Euro Jahresumsatz sind bei einem Stundensatz von 70 Euro rund 357 Stunden im Jahr — also grob sieben bezahlte Trainingsstunden pro Woche. Wer Vollzeit trainiert und gut ausgelastet ist, knackt die 25.000 schneller, als er denkt.

Ein wichtiges Detail, das oft untergeht: Die 25.000 Euro sind seit 2025 eine Netto-Grenze, und diese Anhebung gilt rückwirkend schon für das Steuerjahr 2024. Heißt, der Sprung von 22.000 auf 25.000 hat manchen Trainer, der 2024 knapp drüber lag, nachträglich gerettet.

Der Knackpunkt: Was bei 100.000 Euro passiert

Die zweite Grenze hat sich nicht nur in der Zahl geändert, sondern in ihrem ganzen Charakter — und das ist die gefährlichste Neuerung, wenn du sie nicht kennst.

Früher war die obere Grenze eine Prognose: Du hast zu Jahresbeginn geschätzt, ob du drunter bleibst. Lagst du daneben, war das halb so wild — die Regelung kippte erst im Folgejahr.

Seit 2025 ist die 100.000-Euro-Grenze eine harte Obergrenze. In dem Moment, in dem dein Umsatz im laufenden Jahr die 100.000 Euro überschreitet, endet dein Kleinunternehmer-Status — sofort, mit genau dem Geschäft, das die Grenze reißt. Nicht zum Jahresende, nicht zum nächsten Monat. Ab dieser einen Rechnung musst du Umsatzsteuer ausweisen.

Und das Fieseste: Sogar der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist schon umsatzsteuerpflichtig. Die Rechnung, die dich über die 100.000 hebt, muss bereits mit Umsatzsteuer raus.

Für die meisten Solo-Trainer ist die 100.000-Euro-Marke weit weg. Aber wenn du wächst, Gruppen anbietest, Online-Coaching skalierst oder Mitarbeiter hast, kann das real werden — und dann musst du deinen Umsatz im Blick haben, und zwar laufend, nicht erst beim Jahresabschluss. Wer im Oktober merkt, dass er im August die Grenze gerissen hat, hat ein Problem mit allen Rechnungen seit August.

Genau deshalb ist es so wichtig, deinen aufgelaufenen Jahresumsatz jederzeit sehen zu können — nicht in einer Excel-Tabelle, die du dreimal im Jahr aktualisierst. (TrainerDesk zeigt dir deinen laufenden Umsatz auf einen Blick, aber auch ein sauber gepflegtes Buchhaltungstool tut es. Wichtig ist nur, dass du die Zahl überhaupt kennst.)

Was seit 2025 sonst noch neu ist

Zwei weitere Änderungen, die du kennen solltest:

Echte Steuerbefreiung statt „wird nicht erhoben”. Früher war die Formulierung, dass die Umsatzsteuer „nicht erhoben” wird. Seit 2025 sind Kleinunternehmer-Umsätze echte steuerbefreite Umsätze. Das klingt nach Wortklauberei, hat aber Folgen für die Formulierung auf deinen Rechnungen (dazu gleich) und für die EU-weite Behandlung.

Weniger Bürokratie bei der Steuererklärung. Kleinunternehmer wurden in den letzten Jahren spürbar entlastet, was die jährliche Umsatzsteuererklärung angeht. Das nimmt dir Aufwand ab — aber ob und was genau für dich gilt, hängt von deiner Situation ab, und das ist genau eine der Fragen, die dein Steuerberater in fünf Minuten beantwortet.

Was auf deine Rechnung muss

Auch als Kleinunternehmer kannst du keine formlose Quittung auf einen Bierdeckel schreiben. Seit 2025 gibt es in § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung eigene, etwas vereinfachte Regeln für Kleinunternehmer-Rechnungen. Drauf müssen unter anderem:

• Dein Name und deine Anschrift sowie Name und Anschrift deines Klienten
• Deine Steuernummer oder USt-IdNr. (oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, falls du eine hast)
• Rechnungsdatum und Leistungsbeschreibung — also was, wann, in welchem Umfang
• Ein deutlicher Hinweis auf § 19 UStG

Dieser § 19-Hinweis ist Pflicht, und er fehlt erstaunlich oft. Eine saubere Formulierung ist zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.” Das reicht. Was du nicht machen darfst: irgendwo „inkl. 19 % MwSt.” draufschreiben. Weist du fälschlich Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt tatsächlich — auch wenn du Kleinunternehmer bist. Das ist ein teurer Flüchtigkeitsfehler.

Und die E-Rechnung? Betrifft dich auch als Kleinunternehmer

Kurzer Einschub, weil die Frage immer kommt: Ja, die E-Rechnungspflicht betrifft dich, aber nur halb.

• Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Wenn ein Geschäftskunde dir eine strukturierte E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen und aufbewahren können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür technisch aus.
• Ausstellen musst du noch keine. Bis Ende 2026 darfst du als Kleinunternehmer weiter Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. Ab 2027 wird die E-Rechnung dann auch für das Ausstellen Pflicht.

Ich hab zur E-Rechnung einen eigenen Artikel geschrieben, falls du tiefer einsteigen willst — hier reicht: Als Kleinunternehmer hast du beim Ausstellen noch bis 2027 Zeit, beim Empfangen nicht.

Die eigentliche Frage: Lohnt sich das für dich?

Jetzt der Teil, um den es eigentlich geht. Die Kleinunternehmerregelung ist kein Muss — du kannst auf sie verzichten und freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln. Dieser Verzicht bindet dich allerdings fünf Jahre. Also überleg’s dir vorher.

Für die meisten Personal Trainer spricht das hier für die Kleinunternehmerregelung:

1. Deine Klienten sind Privatpersonen. Eine Privatperson kann sich keine Vorsteuer zurückholen. Für sie sind 70 Euro mit oder ohne Umsatzsteuer egal teuer — bei dir landet ohne Regelung aber weniger. Heißt: Du kannst entweder 13 Prozent günstiger sein als ein umsatzsteuerpflichtiger Kollege oder bei gleichem Preis mehr behalten.
2. Du hast wenig große Anschaffungen. Personal Training ist ein günstiges Business. Wenn deine Hauptkosten Zeit, Fahrtweg und ein bisschen Equipment sind, verzichtest du auf wenig Vorsteuererstattung.
3. Weniger Bürokratie. Keine laufenden Umsatzsteuer-Voranmeldungen, keine Aufteilung der Vorsteuer, einfachere Rechnungen.

Und das hier spricht dagegen — die Fälle, in denen ein Verzicht klüger sein kann:

1. Du stehst vor großen Investitionen. Du richtest ein eigenes Studio ein, kaufst für 20.000 Euro Geräte, least Räume mit Umsatzsteuer? Dann sind die rund 3.800 Euro Vorsteuer kein Kleingeld. In so einer Phase kann sich der freiwillige Verzicht rechnen.
2. Deine Kunden sind überwiegend Firmen. Wenn du Mitarbeiter-Fitness für Unternehmen machst, holen sich die ihre Vorsteuer zurück — der Aufschlag tut ihnen nicht weh, und du holst dir deine eigene Vorsteuer.
3. Du wirst die Grenzen ohnehin bald reißen. Wenn absehbar ist, dass du in ein, zwei Jahren über 25.000 Euro liegst, ersparst du dir mit einem frühen Wechsel das spätere Umgewöhnen und die Preisanpassung gegenüber Bestandskunden.

Ein ehrlicher Rechenweg

Mach es konkret. Schätze für die nächsten zwölf Monate zwei Zahlen:

• Deinen voraussichtlichen Umsatz. Trainingsstunden mal Stundensatz, plus Pakete, plus was sonst reinkommt.
• Deine umsatzsteuerpflichtigen Ausgaben. Equipment, Software, Fortbildung, Raummiete mit Umsatzsteuer, Fahrzeug. Davon rund 19 Prozent wären deine potenzielle Vorsteuererstattung.

Liegt dein Umsatz klar unter 25.000 Euro und sind deine Ausgaben gering — bleib Kleinunternehmer, ohne lange nachzudenken. Liegst du nah an der Grenze oder hast hohe Investitionen vor, ist das genau das Gespräch, für das ein Steuerberater sein Geld wert ist. Einmal eine Stunde investiert, kann dir das über fünf Jahre vierstellig was sparen — oder ersparen.

Drei Dinge, die du heute tun kannst

Damit das nicht nur Theorie bleibt:

1. Schau nach, was du angekreuzt hast. Wenn du nicht sicher bist, ob du als Kleinunternehmer geführt wirst — der Steuerbescheid oder deine letzte Steuererklärung verraten es. Niemand führt das im Kopf.
2. Prüf deine letzten Rechnungen. Steht der § 19-Hinweis drauf? Hast du nirgends versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen? Fünf Minuten, die teure Fehler verhindern.
3. Behalte deinen Jahresumsatz im Blick. Nicht, weil 25.000 Euro nah sind — sondern weil die Antwort auf „Bin ich noch Kleinunternehmer?” davon abhängt, und du sie jederzeit kennen solltest, nicht erst im Mai beim Steuerberater.

Die Kleinunternehmerregelung ist keine Falle und kein Trick. Sie ist eine schlichte Vereinfachung für kleine Betriebe — und für die meisten Solo-Trainer die richtige Wahl. Wichtig ist nur, dass du sie bewusst triffst und nicht aus Versehen reinrutschst oder rausfällst.

— Paul

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Einführung und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Die Kleinunternehmerregelung hat im Detail einige Sonderfälle — für deine konkrete Situation solltest du einen Steuerberater hinzuziehen.

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