Scheinselbstständigkeit als Personal Trainer vermeiden

Es gibt ein Thema, um das in Trainer-Gruppen konsequent ein Bogen gemacht wird. Nicht weil es niemanden betrifft — sondern weil es fast alle betrifft und niemand die Antwort hören will.

Das Setup ist immer dasselbe: Du hast einen Honorarvertrag mit einem Studio. Du kommst dienstags und donnerstags, betreust die Fläche, gibst zwei Kurse, machst nebenbei dein eigenes Personal Training. Das Studio zahlt dir 28 Euro die Stunde, du schreibst monatlich eine Rechnung, alle sind zufrieden. Auf dem Vertrag steht groß “freier Mitarbeiter”. Also ist alles geregelt.

Ist es nicht. Und das ist keine Panikmache — das ist der Punkt, an dem die Deutsche Rentenversicherung in den letzten Jahren mit erschreckender Regelmäßigkeit ansetzt. Ich habe mit über 100 Trainern gesprochen, und die Reaktion auf dieses Thema ist fast immer identisch: erst Abwinken, dann Stirnrunzeln, dann die Frage “Moment — heißt das, ich könnte …?”

Ja. Könntest du. Hier ist, was du wissen musst — ohne Angstmacherei, aber auch ohne Beschwichtigung.

Was Scheinselbstständigkeit wirklich ist — und was sie nicht ist

Der wichtigste Satz zuerst, weil er praktisch alle Missverständnisse auflöst:

Wie euer Vertrag heißt, ist egal.

“Honorarvertrag”, “Vertrag über freie Mitarbeit”, “Kooperationsvereinbarung” — die Bezeichnung hat rechtlich nur Indizwirkung. Entscheidend sind ausschließlich die tatsächlichen Verhältnisse: wie du wirklich arbeitest, nicht wie ihr es aufgeschrieben habt.

Scheinselbstständigkeit heißt: Du bist offiziell selbstständig, arbeitest faktisch aber wie ein Angestellter. Dann gilt sozialversicherungsrechtlich das, was tatsächlich passiert — und rückwirkend werden Beiträge fällig, die nie gezahlt wurden.

Und ja, das trifft auch Trainer, die es ehrlich meinen. Es geht nicht um Betrug. Es geht darum, dass zwei Vertragsparteien eine Konstruktion gewählt haben, die die Realität nicht abbildet.

Die vier Kriterien, auf die die Rentenversicherung schaut

Es gibt keinen Paragrafen mit einer Checkliste. Es gibt eine Gesamtabwägung — und eine Rechtsprechung, die sehr deutlich zeigt, worauf es ankommt.

Ein Beschluss des Bayerischen Landessozialgerichts von 2023 (L 7 BA 72/23 B ER) ist für unsere Branche das Lehrstück. Die Trainer dort waren nach Auffassung des Gerichts abhängig beschäftigt — und die Begründung liest sich wie eine Beschreibung von gefühlt jedem zweiten Studio-Setup in Deutschland:

1. Eingliederung in den Betrieb. Das Studio bestimmte das Kursangebot. Das Studio entschied, ob ein Kurs bei schlechter Auslastung ausfällt. Das Studio akquirierte die Kunden. Die Trainer führten ein vorgegebenes Programm in fremden Räumen durch.

2. Keine unternehmerische Gestaltungsfreiheit. Die Kursleiter konnten das Angebot nicht nach eigenem Ermessen ändern oder durch andere Kurse ersetzen. Sie entschieden nicht, was sie anbieten — nur, dass sie es durchführen.

3. Weisungsgebundenheit. Zeit, Ort und Inhalt kamen von außen. Ein Dienstplan ist ein Dienstplan, auch wenn er “Kursplan” heißt.

4. Kein Unternehmerrisiko. Und das ist der Punkt, der die meisten überrascht: Die Trainer wurden nach Stunden bzw. geleisteten Minuten bezahlt. Geleistete Arbeit wurde immer vergütet. Damit fehlt genau das, was Selbstständigkeit ausmacht — die Chance auf mehr Gewinn und das Risiko, leer auszugehen.

Merk dir vor allem Punkt 4. “Ich bekomme 28 Euro pro Stunde für jede Stunde, die ich da bin” ist kein unternehmerisches Modell. Das ist ein Stundenlohn mit anderer Rechnung drauf.

Was übrigens nicht hilft: eine GmbH gründen und über die abrechnen. Der Trick ist bekannt und wird von der Rechtsprechung kritisch gesehen. Wer sonst nichts an den tatsächlichen Verhältnissen ändert, hat nur eine teurere Struktur — nicht mehr Sicherheit.

Wer am Ende zahlt

Hier kommt die gute und die schlechte Nachricht — in dieser Reihenfolge.

Die gute: Beitragsschuldner ist der Arbeitgeber (§ 28e SGB IV). Wenn die Rentenversicherung Scheinselbstständigkeit feststellt, geht die Nachforderung an das Studio — Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil. Nicht an dich.

Die schlechte, in mehreren Teilen:

• Nachgefordert wird für vier Jahre rückwirkend. Bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen sind es dreißig Jahre (§ 25 SGB IV). Und für “Vorsatz” reicht nach der Rechtsprechung bereits bedingter Vorsatz — es genügt, dass jemand die Beitragspflicht für möglich hielt und die Nichtzahlung billigend in Kauf nahm. Die Hürde ist niedriger, als der Begriff klingt.
• Ein Studio, das eine fünf- oder sechsstellige Nachforderung bekommt, überlebt das oft nicht. Und wenn es überlebt, trennt es sich in der Regel sofort von allen vergleichbaren Honorarverträgen. Dein Auftraggeber ist dann weg — von heute auf morgen.
• Steuerlich wird es ebenfalls unangenehm: Wenn aus deinen Rechnungen rückwirkend Arbeitslohn wird, war die ausgewiesene Umsatzsteuer unberechtigt. Du schuldest sie trotzdem, bis die Rechnungen korrigiert sind. Auch der Vorsteuerabzug auf Betriebsausgaben steht dann zur Debatte.

Du zahlst also nicht die Sozialversicherungsbeiträge — aber du zahlst.

Die zweite Falle, die fast alle übersehen

Jetzt der Teil, den ich am wichtigsten finde, weil er auch echte Selbstständige trifft.

Selbst wenn du unzweifelhaft selbstständig bist — eigene Preise, eigene Kunden, eigenes Risiko — kannst du rentenversicherungspflichtig sein. Nämlich als sogenannter arbeitnehmerähnlicher Selbstständiger nach § 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI.

Zwei Bedingungen, beide müssen erfüllt sein:

1. Du arbeitest auf Dauer im Wesentlichen für einen Auftraggeber. “Im Wesentlichen” heißt in der Praxis: mindestens 5/6 deiner Betriebseinnahmen kommen von einem einzigen Auftraggeber.
2. Du beschäftigst keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer.

Das ist keine Randerscheinung. Das ist der Normalzustand für jeden Trainer, der im ersten Jahr hauptsächlich über ein Studio arbeitet und noch niemanden angestellt hat.

Die Konsequenz: Du zahlst Rentenversicherungsbeiträge — und zwar rückwirkend, wenn es erst bei einer Betriebsprüfung auffliegt. Genau diese Nachforderungen sind es, die Selbstständige regelmäßig an den Rand der Existenz bringen, weil sie über Jahre auflaufen.

Und hier die Sache, die man wirklich früh wissen muss: Es gibt eine Befreiung für Existenzgründer — bis zu drei Jahre ab erstmaliger Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit. Aber: Die Befreiung gilt erst ab dem Datum deines Antrags. Stellst du ihn erst im dritten Jahr, sind die ersten beiden Jahre nachzuzahlen und die Befreiung entsprechend kürzer.

Wenn du gerade gestartet bist und ein Studio dein Hauptauftraggeber ist: Setz dich damit diese Woche auseinander, nicht nächstes Jahr.

Was das Herrenberg-Urteil damit zu tun hat

Wer sich in den letzten Monaten eingelesen hat, ist über das “Herrenberg-Urteil” gestolpert — eine Entscheidung des Bundessozialgerichts vom 28. Juni 2022, die die Maßstäbe für Lehrkräfte deutlich verschärft hat. Als Reaktion darauf kam mit § 127 SGB IV eine Übergangsregelung: Für Lehrtätigkeiten im Bildungsbereich wird die bisherige Verwaltungspraxis unter bestimmten Voraussetzungen vorerst nicht beanstandet.

Diese Übergangsregelung lief eigentlich bis zum 31.12.2026. Der Bundestag hat sie am 5. März 2026 verlängert, der Bundesrat hat am 27. März 2026 den Vermittlungsausschuss nicht angerufen — sie gilt damit bis zum 31.12.2027.

Jetzt der Dämpfer, und der ist wichtig: Verlass dich nicht darauf.

• Die Regelung zielt auf Lehrtätigkeiten im Bildungssektor. Ob ein Kurstrainer im Fitnessstudio darunter fällt, ist alles andere als geklärt — und beim klassischen 1:1-Personal-Training spricht wenig dafür.
• Es ist eine Übergangsfrist, keine Statusentscheidung. Sie kauft Zeit, sie schafft keine Klarheit. Nach Fristende gelten wieder die vollen Herrenberg-Maßstäbe.
• Eine Übergangsfrist ist ein Arbeitsfenster, keine Verschiebung. Wer 2028 immer noch auf alten Strukturen sitzt, hat das Fenster verpasst — mit dann entsprechend längerem Rückwirkungszeitraum.

Kurz: Die Verlängerung ist eine Atempause für Bildungsträger. Für dich ist sie bestenfalls ein Nebenschauplatz.

Klarheit auf Antrag: das Statusfeststellungsverfahren

Es gibt einen offiziellen Weg, die Frage verbindlich klären zu lassen: das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund.

Was du wissen solltest, bevor du es startest:

• Es kostet nichts — aber es dauert. Rechne mit Monaten, nicht Wochen.
• Dein Steuerberater darf den Antrag nicht für dich stellen. Die Rechtsprechung wertet ihn als Rechtsdienstleistung — das ist Anwaltssache. Ein häufiger und ärgerlicher Stolperstein.
• Das Ergebnis ist bindend — in beide Richtungen. Kommt “abhängig beschäftigt” heraus, hast du Klarheit, aber eben nicht die, die du wolltest. Wer ein Verfahren startet, sollte vorher wissen, wie die Antwort wahrscheinlich ausfällt.

Sinnvoll ist das Verfahren vor allem vor dem Start einer Zusammenarbeit — oder wenn du sowieso umstrukturierst.

Die unspektakuläre Lösung: mach deine Selbstständigkeit belegbar

Hier kommt kein Trick. Es gibt keinen Vertrag, den du unterschreibst, und die Sache ist erledigt. Der einzig belastbare Weg ist, tatsächlich unternehmerisch zu arbeiten — und das belegen zu können.

Woran echte Selbstständigkeit erkennbar wird:

• Mehrere Auftraggeber. Der wirksamste Hebel überhaupt — er entschärft die Scheinselbstständigkeit und die 5/6-Regel gleichzeitig. Zwei Studios statt einem. Oder ein Studio plus eigene Klienten. Selbst ein zweiter kleiner Auftraggeber verschiebt das Bild spürbar.
• Eigene Preisgestaltung. Du sagst, was deine Stunde kostet — nicht das Studio.
• Eigene Kundenakquise. Deine Klienten kommen über dich, nicht über den Empfangstresen.
• Erfolgsabhängige Vergütung statt Minutenlohn. Pauschale pro Kurs, Umsatzbeteiligung, eigenes Paketmodell — irgendetwas, bei dem du auch verlieren kannst.
• Eigene Betriebsmittel. Eigenes Equipment, eigenes Handy, eigene Software, eigene Haftpflicht. Kein Studio-Poloshirt mit fremdem Logo.
• Eigenes Auftreten. Eigene Website, eigene Rechnungen, eigene AGB, eigene Marke.
• Keine Urlaubsanträge, keine Krankmeldung, keine Teilnahme an Teammeetings — das sind Arbeitnehmer-Rituale, und sie tauchen in Prüfungen als Indiz auf.

Und dann der Teil, der niemandem Spaß macht, aber im Ernstfall zählt: Dokumentation. Eine Prüfung schaut sich vier Jahre rückwirkend an. Was du dann nicht belegen kannst, existiert nicht.

Konkret heißt das: lückenlose Rechnungen mit eigener Nummernkreis-Logik, eine nachvollziehbare Klientenhistorie, dokumentierte Preislisten samt Änderungen, Belege über Marketingausgaben und Equipment, eine saubere Umsatzaufteilung nach Auftraggeber. Wenn deine Zahlen in fünf Excel-Dateien und einem Notizbuch liegen, wird das im Prüfungsfall zum Problem — nicht weil du etwas falsch gemacht hast, sondern weil du es nicht zeigen kannst.

Genau dafür habe ich TrainerDesk gebaut: Rechnungen, Klientenhistorie und Umsätze liegen an einer Stelle und lassen sich pro Auftraggeber auswerten. Das ist kein Rechtsschutz — aber es ist der Unterschied zwischen “kann ich zeigen” und “muss ich rekonstruieren”.

Was du diese Woche tun kannst

Vier Dinge, keins davon dauert länger als eine Stunde:

1. Rechne deine 5/6-Quote aus. Nimm die letzten zwölf Monate, teile deinen Umsatz nach Auftraggeber auf. Über 83 Prozent aus einer Quelle? Dann ist § 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI dein Thema — heute, nicht irgendwann.
2. Lies deinen Honorarvertrag noch mal — und dann beobachte eine Woche lang, was tatsächlich passiert. Wo weicht die Realität ab? Genau da liegt dein Risiko.
3. Wenn du im ersten oder zweiten Jahr selbstständig bist: Prüfe die Existenzgründer-Befreiung. Die Frist läuft ab Antragstellung, nicht ab Gründung.
4. Sprich mit dem Studio. Unangenehm, aber besser als eine Betriebsprüfung. Beide Seiten haben ein Interesse an einer Konstruktion, die hält — das Studio trägt schließlich die Nachforderung.

Das Thema ist unangenehm, weil es an einer Konstruktion rüttelt, die gerade funktioniert. Aber “funktioniert gerade” und “hält einer Prüfung stand” sind zwei verschiedene Dinge. Und der Unterschied wird immer genau dann sichtbar, wenn es am teuersten ist.

— Paul

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Einführung und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Statusfragen sind Einzelfallentscheidungen — für dein konkretes Setup ist ein Fachanwalt für Sozialrecht die richtige Adresse.

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